はんぺん太郎です。
なんだか仕事がはかどらない、ということがありますか。
あまりヤル気がでないからなんとなく時間がすぎていく、とか。
何から手をつけるか、もやもやしたあげく、やりやすい仕事をつぶしにかかり、時間を過ごしてみたら、後になって、「これを先にやればよかった」と気づく、そんなことはあるでしょうか。
わたしも、あります。
しかし、古典的でシンプルな方法、「仕事を書き出してみる」という方法によって、かなり改善されたのではないかと思っています。
人は、今見えているもの、目の前にあるものから片付けたくなる習性があると感じます。
積んである仕事のうち、一番上にあるものから片付けるとか。
それでうまくいく場合もあるかもしれませんが、たいていは、あとになって「先にこれをやれば効率が良かった」と気づくものです。
でも次の日になると、その「気づき」を忘れてしまい、また同じように目の前にあることから片付けてしまうということはないでしょうか。
それでもなんとか仕事は進んでいくかもしれませんが、長い目でみると、時間の無駄が大きくなってしまいます。
わたしがやるように心がけている「仕事を書きだしてみる」という方法は、人間のその習性を逆手にとったというか、利用したものです。
書きだすと、実際に目の前にあるわけではない仕事が目で「見える」ようになるので、その視覚効果で、したくなるわけです。
仕事をこなすとリストからその仕事が消える、その、視覚的に「消える」のが快感となり、さらに「消したく」なります。
仕事のリストを書きだしてみることには、「したくなる」こと以外にも、効果があります。
書きだしてみると、どの順番が効果的なのかが、すばやく判断できます。
書き出さないと、どの順番が効果的なのかを考えるのに時間がかかり、考えることそのものが面倒になって、目についた仕事からやってしまいがちです。
しかし書きだしてみると、どの順番でやれば効率がよいのか、短い時間で、項目がそれほど多くなければたいていは数秒で判断できます。
そして落ち着いて順序良く、最小の手間でできるのです。
仕事のやり方の改善を考えるのにも、書きだしてあると、良い方法を思いつきやすいです。
もう一つの効果は、「そもそも今日この仕事ができるのか」の判断にも役立ちます。
仕事を書きだしたあと、それぞれの項目の右に、何時間かかりそうか、見積もり時間をかいてみます。
それだけでもう、「あ、これは今日だけでは無理」とわかったりします。
それがわかると、頭が勝手に、優先順位の高いものを選んでいきます。
その結果、限られた時間の中で、今日しなければいけないことを今日して、明日以降でもいいことは明日以降にまわす、ということができるようになります。
これは、人からものを頼まれた時に、それができるかできないのか、できるならいつまでにならできるのか、それを見極めるのに大きく役立ちます。
自分がそれぞれの日にどのくらいのことをしなければならないことになっているかがひと目でわかれば、「たのまれたことをなんでも引き受けてあとで自分が苦しい思いをする」ということを避けられます。
じつはわたしは、それをシンプルに実現する方法を知っています。
くわしくは、こちらをご覧下さい。